Eine Frankiermaschine wird häufig auch Frankiersystem genannt und wird zur Postfreimachung von Poststücken, wie Briefen, Päckchen oder Paketen benötigt. Ein Frankiergerät wird per LAN oder W-Lan mit Porto aufgeladen, das dann direkt vom Frankiergerät auf das Poststück bzw. ein Frankieretikett gedruckt wird.

Ein Frankiersystem vereinfacht und beschleunigt die Postverarbeitung. Am Gerät kann das benötigte Porto zur Freimachung des Postgutes bestimmt und gedruckt werden. Dadurch kann die tägliche Post deutlich effizienter bearbeitet werden – Briefmarken kaufen, die richtigen Portowerte kombinieren und aufkleben gehört mit einer Frankiermaschine der Vergangenheit an. Gleichzeitig kann die Ausgangspost personalisiert bzw. mit Werbung versendet werden, da neben dem Postwertstempel ein eigener Werbestempel bei allen modernen Frankier-Maschinen mitgedruckt werden kann. Größere Frankiersysteme eignen sich aufgrund der hohen Durchlassgeschwindigkeit auch für Mailingaktionen. Ein Teil der Frankiermaschinen besitzt eine automatische Zuführung, eine integrierte Waage oder einen eigenen Briefschließmechanismus. Des Weiteren kann das verdruckte Porto direkt Kostenstellen oder Budgets zugeordnet werden.

Selbst schon bei geringem Tagespostvolumen ist eine Frankiermaschine wirtschaftlich. Nicht nur, dass der Kauf von Briefmarken der Vergangenheit angehört – die Arbeitszeit, die täglich durch das Frankiersystem eingespart wird, trägt erheblich zur Kostenreduzierung bei. Hinzu kommt, dass das mühsame händische Freimachen von Post per Briefmarken sowie das vorherige Ermitteln des korrekten Portos nicht mehr nötig ist. Mit den integrierten, automatischen Updates der Portowerte, ist die Frankiermaschine immer auf dem neuesten Stand. Aufgrund der Vielfalt der verschiedenen Maschinenmodelle findet jeder für das individuelle Anwendungsgebiet das richtige Frankiergerät. Bei größeren Postvolumen ist ein Frankiersystem unumgänglich, da das vorhandene Postaufkommen nicht mehr manuell bewältigt werden kann. Entweder die Post wird intern mit einer Frankiermaschine bearbeitet oder an einen externen Postdienstleister vergeben. Vor allem in sensiblen Bereichen (Bankwesen, Versicherungen etc.) ist aus Geheimhaltungs- und Datenschutzgründen häufig die Auslagerung der Frankierungen an einen externen Dienstleister nicht möglich. Bei sehr großen Postaufkommen wird eine Frankierstraße aufgebaut, bei der Briefe automatisch gefaltet, kuvertiert und frankiert werden.

Das passende Frankiersystem richtet sich nach den persönlichen Anforderungen und Wünschen. Kategorisiert werden Frankiermaschinen nach der maximalen Menge der Frankierungen pro Minute bzw. der maximalen Tagesmenge. Das Funktionsspektrum steigt mit der Größe des Gerätemodells, wie z.B. einen automatischen Briefeinzug, die Anzahl der Kostenstellen, verschiedene Werbestempel etc. Da die Funktionen auf die jeweilige Gerätegröße angepasst sind, ist die durchschnittlich zu bearbeitende Menge der Tagespost der beste Anhaltspunkt für die Auswahl des passenden Frankiergeräts.

Bei Frankiermaschinen unterschied man in technischer Hinsicht zwei Typen: 1. Inkjet-Frankiermaschinen und 2. Thermotransfer-Frankiermaschinen - Wie bei einem Drucker wird zum Druck als Verbrauchsmaterial eine Tintenpatrone bzw. ein Farbband benötigt. Eine Inkjet-Frankiermaschine benötigt eine Frankierpatrone mit spezieller, blauer, nicht fluoreszierender Frankiertinte. Eine Thermotransfer Frankiermaschine benötigt eine blaue Frankier Farbbandkassette. Zur Frankierung von dickeren Poststücken wie einem Maxibrief, Päckchen oder Paket wird ein Frankieretikett bzw. Frankierstreifen benötigt. Aufgrund des Permanent-Druckkopfes wird bei dem Großteil der Frankiergeräte lediglich die Frankierfarbe benötigt, der Frankierdruck erfolgt direkt auf dem Poststück. Große Frankieranlagen benötigen weiteres Verbrauchsmaterial, wie z.B. Druckköpfe, Verschlussflüssigkeiten u.a. Aktuell werden nur noch Frankiermaschinen mit einem modernen Inkjet-Drucksystem hergestellt.

Seit der Euro-Einführung muss in Deutschland und Österreich die Frankierfarbe blau verwendet werden. Der genaue Blauton ist nicht vorgegeben. Dieser unterscheidet sich je nach Gerät sowie Hersteller der Frankierfarbe. In vielen anderen europäischen Ländern wird nach wie vor die Farbe rot oder eine andere Farbe verwendet.

Der Frankierabdruck wird in blauer Farbe und eindeutig lesbar direkt auf der Sendung in die Frankierzone oder auf einem selbstklebenden Frankierstreifen angebracht. Die Druckqualität der Tinte in Frankiermaschinen ist für die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Überprüfung des Portos und für die Nutzung von Serviceleistungen wichtig. Die blaue Farbe muss deshalb den Anforderungen der Deutschen Post entsprechen. Um sicherzustellen, dass der Frankierabdruck Ihrer Frankiermaschine eine hohe Druckqualität aufweist, führt die Deutsche Post ein Zertifizierungsverfahren für Tinte basierend auf der Zertifizierung der Frankiermaschinen durch. Das Zertifizierungsverfahren stellt eine einwandfreie Lesung des Matrixcodes in den Briefzentren sicher und gewährleistet somit die Gültigkeit und Echtheit des Frankiervermerks, die Erkennung des Produktes und der ggf. damit verbundenen Zusatzleistungen (z.B. Einschreiben). Hinweis: Die Deutsche Post kann keine Aussagen zur generellen Verträglichkeit (insbesondere hinsichtlich der chemischen Eigenschaften) von Tinten in den jeweiligen Frankiermaschinen der einzelnen Hersteller machen.

Die Qualität und die Erfüllung der postalischen Anforderungen der mit der Frankiermaschine erstellten Frankiervermerke gilt als Nachweis des vom Kunden gezahlten Portos. Damit wird die Lesung des Matrixcodes, der die Gültigkeit und Echtheit des Frankiervermerks sicherstellt, die Erkennung des Produktes und der ggf. damit verbundenen Zusatzleistungen (z.B. EINSCHREIBEN) gewährleistet. Ist die Druckqualität, zum Beispiel durch Verwendung einer alternativen Tinte, so schlecht, dass der Frankiervermerk einschließlich Zusatzleistung über die Sortiermaschinen der Deutschen Post nicht ordnungsgemäß lesbar ist, kann auch die Zusatzleistung nicht erbracht werden. Generell kann die Annahme der Sendungen verweigert werden, wenn der Verdacht besteht das ein durch qualitativ unzureichende Druckkomponenten erzeugter Frankiervermerk zu betrieblichen Störungen führt. (info Deutsche Post)

Das Zertifikat wird für den Zeitraum von fünf Jahren erteilt. Eine Verlängerung danach ist möglich. Die Registernummer dient zu internen Zwecken bei der Deutschen Post.

Die PostBase Vision Frankiermaschine ist das aktuelle innovative Frankiersystem aus dem Hause Francotyp-Postalia. Intuitiv per Touchscreen zu bedienen, zeichnet sich die PostBase Vision zum Beispiel durch ihr besonders leises Betriebsgeräusch und ihren modularen Aufbau aus. Letzterer ermöglicht eine passgenaue Ausrichtung auf individuelle Kundenanforderungen.